Privacybeleid

U.H.S.V. Anteros (Utrechtse Homo Studentenvereniging Anteros) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden en donateurs te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. U.H.S.V. Anteros houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• De persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Zorgen dat de verwerking van de persoonsgegevens van leden en donateurs beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de persoonsgegevens beveiligd zijn;
• Op de hoogte zijn van de rechten en plichten omtrent persoonsgegevens en onze leden en donateurs op de rechten willen wijzen en deze

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze leden en donateurs. Indien er na het doornemen van ons Privacy policy, of in het algemeen vragen zijn, kan er contact met ons opgenomen worden via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs

Persoonsgegevens van de leden en donateurs worden door U.H.S.V. Anteros verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst;
• Uitvoering geven aan de donateurs

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De lidmaatschapsovereenkomst;
• De donateurs

Voor de bovenstaande doelstelling kan U.H.S.V. Anteros de volgende persoonsgegevens van haar leden en donateurs vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Initialen;
• Gender;
• Telefoonnummer;
• Adres;
• IBAN;
• Geboortedatum;
• Opleiding en studie;
• Allergieën;
• Contactgegevens noodcontact en relatie tot noodcontact;
• E-mailadres.

De persoonsgegevens worden door U.H.S.V. Anteros opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een overeenkomst heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar, of langer als daar toestemming voor is

Verstrekking aan derden

De gegevens die leden en donateurs aan ons geven kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, of wanneer wij gebruik maken van een derde partij voor bijvoorbeeld: 

• Eventuele reizen georganiseerd door de vereniging;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie; 
• Het verzorgen van nieuwsbrieven. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens van leden en donateurs te waarborgen. Verder zullen wij de door leden en donateurs verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien leden en donateurs ons hier schriftelijk toestemming voor geven. 

Bewaartermijn

• Anteros bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van leden en donateurs te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens U.H.S.V. Anteros kennis kunnen nemen van specifieke persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
• Onze bestuurs- en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
• Wanneer een lid of donateur toegang heeft verkregen van het bestuur tot persoonsgegevens wegens de doelen waarvoor deze gegevens zijn verzameld, zal deze zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent persoonsgegevens leden en donateurs

Leden en donateurs hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van hen ontvangen hebben. Tevens kunnen zij bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebben zij het recht om de door hen verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan hen of in opdracht van hen direct aan een andere partij. Wij kunnen leden en donateurs vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij leden en donateurs’ persoonsgegevens verwerken op basis van een door hen gegeven toestemming hiertoe, dan hebben zij altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mochten leden en donateurs een klacht hebben over de verwerking van hun persoonsgegevens dan vragen wij hen hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met leden en donateurs niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Zij hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als leden en donateurs naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

U.H.S.V. Anteros (Utrechtse Homo Studentenvereniging Anteros)

K.v.K. Utrecht 50238825

Princetonplein 9 (Pnyx) 3584 CC

Utrecht

030 253 2844

[email protected]

Versie 04-11-2022